UFPB regulamenta uso de grau de sigilo ‘reservado’ em documentos internos

Em reunião ordinária realizada nesta terça-feira (3), o Comitê de Governança, Controle Interno e Gestão de Riscos (ComGov) da Universidade Federal da Paraíba (UFPB) aprovou o texto da portaria que regulamenta o uso do grau de sigilo ‘reservado’ em documentos, informações e dados produzidos ou custodiados pela Instituição. O texto entra em vigor a partir da data de publicação no Boletim de Serviço da UFPB. 

A norma da UFPB visa o equilíbrio entre a proteção de informações sensíveis e a transparência e o acesso à informação no âmbito da Instituição, em consonância com os princípios e diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD (n° 13.709/2018) e da Lei de Acesso à Informação - LAI (n°12.527/2011). 

A reunião do ComGov foi presidida pela Vice-reitora da UFPB, professora Liana Filgueira. Ela esclarece que é considerada informação ‘reservada’ aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público por prazo máximo de cinco anos, a contar da data de sua produção, cuja divulgação irrestrita possa prejudicar a segurança da sociedade e do Estado; atividades de inteligência e investigação; processos decisórios em andamento; a condução de negociações sigilosas; informações protegidas por sigilo legal, como o sigilo fiscal e bancário; dados pessoais sensíveis, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD - Lei nº 13.709/2018), dentre outros.

De acordo com a nova portaria, a decisão de classificar as informações nesse grau de sigilo compete ao Reitor, Vice-reitor e Pró-reitores. O texto também estabelece que a classificação de sigilo deve ser formalizada em decisão escrita, incluindo o assunto, a motivação legal, o prazo de restrição e a identificação da autoridade responsável. As informações sob sigilo serão protegidas por medidas de segurança específicas e estarão sujeitas a reavaliação anual, para verificar a necessidade de manutenção, redução do prazo ou até mesmo a desclassificação do sigilo.

Ainda conforme a portaria, durante a vigência do sigilo, o acesso a essas informações será limitado a servidores e colaboradores da UFPB que comprovadamente necessitem dos dados para o desempenho de suas funções e estejam devidamente autorizados. A divulgação ou uso indevido dessas informações poderá resultar em penalidades civis, administrativas e/ou penais. 

Para o diretor do Arquivo Central da UFPB, o servidor técnico-administrativo Daniel Canuto, a criação da nova norma deve trazer melhorias na operacionalização dos sistemas internos de gerenciamento de documentos, considerando a necessidade de preservação dos dados sensíveis das pessoas. 

“A UFPB tem a prerrogativa de usar o grau de reservado para alguns processos, alguns documentos, e isso vai possibilitar esta classificação de maneira adequada, garantindo tanto a transparência quanto protegendo dados quando necessário. Em vez de restringir o acesso a documentos específicos, os operadores estão restringindo a publicidade de todo o processo. Então, a Portaria traz justamente as regulamentações internas para conduzir isso, tanto para melhorar o sistema quanto a operação dos usuários”, afirmou Daniel Canuto.